本の基本情報
著者プロフィール
桐生稔
株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表取締役。日本能力開発推進協会メンタル心理カウンセラー。日本能力開発推進協会上級心理カウンセラー。一般社団法人日本声診断協会音声心理士。１９７８年生まれ。新潟県十日町市出身。２００２年、全国１２００支店運営する大手人材派遣会社に入社。営業成績がドベで新卒３カ月で左遷される。そこから一念発起し、売上達成率Ｎｏ１を実現する。その後、音楽スクールに転職し、事業部長を務める。２０１７年、社会人の伝わる話し方を向上すべく、株式会社モチベーション＆コミュニケーションを設立。現在全国４０都道府県で年間２０００回伝わる話し方セミナー、研修を開催。具体的で分かりやすいメソッドが評判を呼び、日経新聞、プレジデント、東洋経済ＯＮＬＩＮＥ、ＹＡＨＯＯ！ニュースに掲載される
https://www.kinokuniya.co.jp/f/dsg-01-9784756921598
本書の要点
- 一流の説明は伝えたい要点を絞り、情報を削って重要部分のみを強調することで、相手に分かりやすく記憶に残りやすい形で伝える。
- イメージしにくい事柄を説明する際には、相手が理解しやすいように他の例や比較を用いることで効果的に伝える。
- 相手の理解度に合わせた説明が重要で、相手が何を知っているかを把握したうえで説明範囲を決めると、混乱や伝わらない説明を防げる。
- 説明内容に数字を盛り込み、かつ複数の数字で背景を説明することで、より具体的で説得力のある説明が可能になる。
「説明の一流、二流、三流」の概要とポイント
「説明の一流、二流、三流」は、説明の巧みさによって人の印象が大きく変わることに着目した一冊です。ここでは「一流の説明」とはどういったものか、また「三流」と「二流」の説明との違いを明らかにし、何を改善すべきかが示されています。この本の要点を通じて、日常やビジネスで役立つ具体的なテクニックがわかる内容です。
伝え方における一流・二流・三流の違い
「一流」とは何を意味するかというと、単にスムーズな説明ができるだけではなく、聞き手の心に響く伝え方ができることです。一流の説明者は、ただ情報を述べるのではなく、要点を選び抜き、重要なポイントのみを簡潔に伝えます。対して、「二流」は情報量を重視するため、内容がまとまっていながらも少し長く、聞き手にとっては情報過多に感じられることも。「三流」にあたるのは、思いついたままに話すことで、論理性や要点の不明確さが目立ち、聞き手に伝わりにくい説明です。
一流の説明が「聞き手に寄り添い、聞きやすい」ものであるのに対し、二流・三流の説明は、どちらかと言えば自分本位になりがちです。この違いが「聞きやすさ」に直結します。「説明がうまくいかない」と感じている場合は、まず自分の説明スタイルがどれに当たるかを確認するのが一歩です。
説明が伝わらない原因と改善方法
説明が伝わらないのは、情報の量や構成に問題がある場合が多いです。多くの人は、必要以上の情報を盛り込みすぎてしまうため、聞き手が混乱してしまいます。たとえば、会社の事業計画の会議で、担当者が細かい資料の内容を全て読み上げているとします。こうした場合、聞き手はすぐに飽きてしまい、本当に知りたい「事業計画の方向性」や「重点ポイント」が伝わらなくなります。
この改善策として、まず「説明に必要な要点のみ」に絞る意識を持つことが大切です。一流の説明では、相手が知りたい情報だけを簡潔にまとめて伝えます。相手が何に興味を持っているかを把握し、そこに集中して話すことで、無駄な情報が減り、聞き手も内容を把握しやすくなるでしょう。
三流から一流に近づくための第一歩
一流の説明に近づくには、まず「簡潔に、相手に寄り添う」意識を持つことが第一歩です。内容の整理を徹底し、伝えるべき要点に絞って話す練習を重ねましょう。初めは「情報を削ること」に不安を覚えるかもしれませんが、聞き手にとってはこの「削る作業」が分かりやすさを生むポイントです。
聞き手の反応や理解度を確認しながら話すことも、一流の説明の特徴です。聞き手の反応に応じて内容を微調整できるようになると、自然に分かりやすい説明ができるようになります。最初は難しく感じられますが、相手に寄り添い、内容を分かりやすく絞り込む意識を持つことが一流へのステップです。
伝えたい内容を絞る一流の説明法
一流の説明者は、伝えたい情報をあえて少なくし、必要な要点のみに集中して話します。情報の取捨選択が適切であるほど、聞き手は要点を記憶しやすくなります。これに対し、三流は思いついたことをそのまま話し、二流は必要な情報をすべて網羅しますが、かえって冗長になりがちです。ここでは、一流が実践する説明のポイントと方法を解説します。
三流は思いつくまま、二流は情報を盛り込む
説明において、「三流」とされる人は、話す際に特に整理することなく、思いついた順で話を進めてしまいがちです。これにより、話の方向性が定まらず、聞き手には「結局、何を言いたいのか」が伝わりません。一方、二流に位置づけられる人は、話すべき内容を徹底的に整理し、必要な情報を漏れなく入れるため、理論的にはまとまっています。しかし、すべてを詰め込むと冗長に感じられることが多く、聞き手は情報量の多さに疲れてしまう場合もあります。
この段階では、「とにかく全部伝える」ことが優先されるため、重要な部分だけを伝えるという意識が薄くなりがちです。長々と続く説明は、聞き手の集中力を削ぎ、結果として伝えたいメッセージが届きにくくなります。「重要なポイントを選び抜いて伝える」という一流のアプローチができていないのです。
一流は話の要点を厳選し重要部分に集中
一流の説明者が意識するのは、「何を削るか」です。説明の全体像を整理したうえで、あえて不要な部分を取り除き、重要な要点だけに絞り込むのです。この結果、聞き手が「ここだけは覚えてほしい」と感じるポイントが明確に伝わります。事業計画を例にすると、一流は計画の背景情報やデータ全体を読み上げるのではなく、「計画の進行方針」や「成功のための具体策」に重点を置きます。
情報の絞り込みは難しいように思われますが、聞き手にインパクトを与えるためには、内容を整理して要点だけを伝えることが重要です。「すべてを話す必要はない」という意識を持ち、自信を持って削る部分を決めていくと、要点が明確になり、聞き手に効果的に伝わりやすくなるでしょう。
必要な情報を残し、長すぎる話を削るコツ
長い説明を短くまとめるためには、「削る勇気」が必要です。一流の説明者は、どんなに興味深い情報でも、本質的なメッセージを補完しない内容ならば、迷わず削除します。その際、聞き手が必要とする情報だけを厳選し、話に一貫性を持たせることが求められます。たとえば、会議で配布資料に詳しいデータが載っている場合、それを全て読み上げずに「注目するべきポイント」だけを強調することで、話を簡潔にできます。
さらに、重要度の低いエピソードや背景説明も削除し、聞き手が求める核心部分に絞り込むのも効果的です。話の流れをシンプルに保つことで、聞き手の集中力を引き出し、メッセージが自然と届きやすくなるのです。
比較を使った説明でイメージを伝える方法
一流の説明者は、相手にとって馴染みのあるものと比較しながら話すことで、内容をイメージしやすくしています。これにより、抽象的な情報や量の多いデータも、わかりやすく記憶に残りやすくなります。ここでは、具体的な比較を使って説明する方法と、その効果について詳しく説明します。
一流は他との比較でわかりやすさをアップ
比較を使うことで、聞き手の理解が格段に深まります。三流の説明では「多い」「少ない」といった曖昧な表現が多く、聞き手は何を基準に判断すればよいか悩んでしまいます。二流の説明は具体的な数値を提示しますが、数値だけではどの程度多いかのイメージがつかみにくい場合があります。一流の説明は、「比較」を用いることで、より聞き手にとってリアルにイメージできるように工夫します。
たとえば「CCレモンに含まれるビタミンCは1本でレモン50個分」といった表現は、相手が日常的に知っているレモンの数と量を基準にしているので、ビタミンCの多さが直感的に伝わります。こうした比較の仕方は、商品説明やサービス紹介でも活用されていますよね。身近なものを基準にすることで、内容がわかりやすくなり、聞き手の記憶にも残りやすいのです。
数字や具体例を使い、曖昧さをなくす
一流の説明では、数字を活用しつつ、比較することで曖昧さがなくなるのが特徴です。たとえば、商品説明の際に「このサプリは1粒で食物繊維を20g摂取できる」と伝える場合、単に「20g」と言うよりも、「20gを摂取するにはさつまいも4本に相当する」と言えば、より実感が湧きやすいのです。聞き手は「それなら手軽に摂取できる」と納得し、記憶にも残ります。
また、ダイエットや健康をテーマにした説明で「この方法は通常の運動より効率が50%良い」といった表現が使われていれば、メリットが視覚的に伝わります。相手がイメージできる内容に置き換えて説明することで、効果的なアピールができるでしょう。これはビジネスの現場だけでなく、日常生活でも役立つテクニックです。
レモンとCCレモンの例で効果を理解させる
「CCレモン1本に含まれるビタミンCがレモン50個分」という例は、聞き手に「ビタミンCが豊富である」というメッセージをわかりやすく伝える好例です。この説明には、聞き手の理解度を高めるための工夫が凝らされています。抽象的な「ビタミンCの含有量」という話題も、日常的なレモンに置き換えることで、聞き手に驚きと共に伝わります。
具体的な数値に基づく比較は、情報の価値や重要性を視覚的に伝えるために非常に効果的です。この例では、「50個分」というインパクトのある数字が、商品やサービスの価値を強調し、聞き手の興味を引きます。あなたも普段の生活や仕事で、相手が身近に感じやすいものと比較して説明することを試してみてはいかがでしょうか？説明力が格段にアップしますよ。
誰にでも通じる説明にする工夫
一流の説明者は、相手の理解度に合わせた説明ができるため、情報がしっかり伝わります。聞き手がどこまで理解しているかを把握し、それに応じて説明の深さや例えを変えることで、相手に寄り添うことができます。以下では、相手に合わせて説明を調整するテクニックや、知っている情報を活用した伝え方のポイントについて詳しく解説します。
相手の理解度を確認し、内容を調整
説明の成功には、相手がどのくらい知識を持っているかを理解することが欠かせません。三流の説明者は、自分本位で話を進め、相手が理解できているかを気にしないため、話が的外れになりがちです。二流の説明者は、すべてを詳細に説明しますが、聞き手によっては情報が多すぎると感じられることもあります。一流の説明者は、相手の知識量を把握し、適切な内容と量で話を進めることができるのです。
たとえば、後輩に作業の手順を教える場合、後輩の経験に応じて説明のレベルを調整することで、理解しやすい内容になります。事前に「この部分は理解しているか」を確認し、必要な部分だけを詳しく伝えれば、効率的でわかりやすい説明が可能です。こうすることで、相手に合わせた説明ができ、聞き手の集中力も保ちやすくなりますよね。
知っている例を使って具体的に説明する
一流の説明では、相手が理解しやすい例を取り入れることがポイントです。特に、相手がすでに知っている知識や経験をもとに説明すると、内容がぐっと分かりやすくなります。たとえば、年配の方に「VTuberの投げ銭」について説明する際には、「昔の演歌歌手へのおひねりのようなもの」と例えるとすぐに理解してもらえるでしょう。
相手が知っている内容に置き換えて話すと、情報の新しさや難しさを感じさせずに、スムーズに理解してもらえます。この手法は、難しい概念や新しい情報を説明する時にも役立ちます。日常生活での実例や、相手の経験に基づいた例を使うことで、より自然な流れで伝えることができるのです。
相手の知識や経験に合った例を取り入れる
説明をする際、相手のバックグラウンドに合った具体例を活用するのも一流のテクニックです。たとえば、プロジェクト管理の重要性を伝えたい場合、相手が日常生活で行う家事や買い物の予定と比較することで、プロジェクトの進行と管理がどれほど大切かが自然に理解されます。こうした比較の仕方は、ビジネスだけでなく、日常のコミュニケーションでも活用可能です。
また、相手の業界や趣味に関連する例を使うことで、興味を引きつつ分かりやすく説明できます。相手が日常で親しんでいる内容に絡めることで、相手にとっての共感も得やすくなるのです。
数字を使った説明で説得力を持たせる
一流の説明者は、数字を用いて説明の信頼性を高めています。数字をただ出すだけでなく、聞き手が理解しやすい形で2つ以上の数値を組み合わせて示すことで、内容がより具体的で説得力のあるものとなります。ここでは、具体的な数値を使った説明方法や、効果的に伝えるポイントについてご紹介します。
数字を活用し、わかりやすい比較をする
説明に数字を使うことで、聞き手は情報の正確さや内容の大きさを判断しやすくなります。しかし、「数字を出せば伝わる」というわけではありません。三流の説明では、数字を全く使わずに曖昧な表現で終わることが多く、聞き手に信頼感を与えられません。二流の説明では、単に数字を用いるだけで、他と比較することがないため、聞き手には「多いのか少ないのか」がわかりにくいです。
一流の説明では、比較対象として別の数字を用いることで、どのくらいの規模や効果があるかをわかりやすくしています。たとえば、「今期のエラー数は3件で、全体の0.1％にあたる」というように基準となる数値を示すと、エラーの深刻度が理解しやすくなります。こうした具体性をもたせることで、聞き手に対する説得力が格段に高まりますよね。
2つの数字を用い、情報の価値を高める
聞き手にとって内容がわかりやすいようにするためには、比較として「2つの数字」を使うと効果的です。たとえば、商品レビューで「この商品は70％の満足度を誇ります」という情報だけでは、その意味や規模がわかりにくい場合もあるでしょう。しかし、「この商品は1万人にアンケートした結果、70％の方が満足」と伝えることで、70％という数字がより説得力のあるものになります。
もうひとつの例として、サービス向上の効果を説明する場合に、「利用者の満足度が3か月で10％から85％に向上した」と2つの数字を出すと、具体的な効果が実感しやすくなります。こうして2つの数字を活用すると、単に「高い」「低い」といった抽象的な印象ではなく、数字に基づく情報の価値が増し、理解度も向上するのです。
エラーの具体例で、影響度を示すポイント
「エラー数」などのネガティブな情報を伝える際も、基準となる数値を示すことで深刻度がわかりやすくなります。単に「エラーが発生しました」と言われると、それが多いのか少ないのかの判断が難しいですよね。しかし、「100件中3件のエラーが発生」といった基準を用いると、エラーの頻度がはっきりとイメージしやすくなります。
このテクニックは、顧客との説明や報告の場面で特に効果的です。エラー数を出しつつ、全体数と対比することで、聞き手に安心感を与えたり、改善点を明確にしたりすることができます。説明に数字を使い、さらに比較で補強することで、内容がしっかりと伝わり、信頼度が向上するのです。
図解で視覚的に伝えるテクニック
一流の説明者は、文字だけでなく図やイラストを用いて視覚的に伝えることで、聞き手の理解を助けます。特に複雑な手順や多くの情報を扱う場合には、図解を用いることで一目でわかる説明が可能です。ここでは、視覚的な伝え方のメリットと、図解の活用方法について具体的に解説していきます。
三流の口頭説明、二流の分厚い資料の問題点
三流の説明者は、聞き手に対して口頭での説明だけに頼りがちです。この場合、聞き手は一度聞いた情報を記憶に頼って理解しなければならず、重要な点が抜け落ちることもあります。二流の説明者は、詳細な資料や分厚いテキストを準備しますが、情報量が多すぎて読む気を削いでしまうことが少なくありません。分厚いマニュアルや資料は、特にビジネスの場面での説明では理解の障害になりがちですよね。
一流の説明者はこうした問題点を理解しており、必要な部分だけを図で示します。特に流れが複雑な手順や複数のステップがある場合、視覚的に要点を示すことで、聞き手に内容がすんなりと伝わり、理解も早まります。たとえば、家電の使用説明書で一連の操作をイラストで説明することで、内容が頭に入りやすくなります。こうした工夫により、説明がより効果的になるのです。
図解で手順や流れをわかりやすく示す方法
複雑な内容をシンプルにするための方法として、図解を活用することが効果的です。図解を用いることで、情報が視覚的に整理され、何をどの順番で行えばいいかが一目でわかるようになります。たとえば、プロジェクトの進捗を説明する際に、作業の流れを矢印やアイコンで示すことで、複数のステップが頭に入りやすくなるのです。
図解は、情報が伝わりやすいだけでなく、聞き手が自分で確認しやすい資料にもなります。聞き手が後から振り返るとき、視覚的な要素が入っていると理解が深まり、重要なポイントが強く印象に残ります。プロジェクト進行や新しいシステムの操作手順など、さまざまなシーンで図解が活用されている理由がここにあります。
視覚的情報で記憶に残りやすくする
視覚的な情報は、頭に残りやすいだけでなく、聞き手の記憶にも深く刻まれます。たとえば、LINEのスタンプや絵文字も、シンプルなアイコンで気持ちや行動を瞬時に伝えられる視覚的なツールです。これを説明に応用することで、複雑な内容も視覚化でき、聞き手が内容を忘れにくくなります。
一流の説明者は、視覚的な要素がもたらす記憶効果を活かし、聞き手の印象に残る説明を行います。複雑な話題や多くの情報を扱う場面では、聞き手の理解を助け、さらに情報の伝達力を上げるために、積極的に図解を用いることが求められるのです。視覚化された情報は、ビジネスの現場でも強力な武器となるため、実践に取り入れてみる価値がありますよね。
許される時間内での効果的な説明法
一流の説明者は、相手の時間に配慮し、許される範囲内で説明を完結させる術を心得ています。話す時間がどれだけ与えられているかを把握し、その時間内で要点を伝えることが求められます。ここでは、時間内で効果的に話すための方法や、相手の反応を読み取るコツについて見ていきましょう。
相手の時間を確認し、その中で説明する
一流の説明では、相手がどの程度の時間を割けるのかを理解しておくことが重要です。時間が限られている場合、話のボリュームを考慮せずに話し始めてしまうと、聞き手が集中力を失い、結果として要点が伝わりにくくなることがあるでしょう。三流の説明では、時間の管理ができておらず、相手が許容する範囲を超えてしまうことが少なくありません。対して、二流の説明者は話すべき内容を全て網羅しようとするために、どうしても話が長くなりがちです。
一流の説明者は、相手の許容できる時間内で最も重要な点に絞って話します。例えば、「本日10分程度お時間いただけますか？」といった事前の確認を行うことで、説明の長さを見積もることができます。このように相手に合わせた時間配分で話すことができると、説明の効果も高まり、聞き手の理解も深まります。
話の長さを察し、短く済ませるテクニック
相手がどれくらいの時間を許容しているかを「察する」ことも、一流の説明には欠かせないスキルです。特にビジネスシーンや会議の場では、相手の表情や態度から「もっと簡潔に」というサインを受け取ることがあります。こうした場合、長々と話すのではなく、要点だけを短くまとめて伝えるように心がけましょう。
たとえば、商談の席で相手が時計をちらりと見た場合、その行動は時間が押している可能性を示しています。そうした場面では、残りの内容を要約し、「次の議題に移りましょう」といった言葉で切り上げるのが効果的です。こうすることで、相手にとっても心地よい印象を残し、次の機会にも良い説明が期待されるようになるでしょう。
説明時間の提示で相手の理解度を向上
説明の冒頭で「どれくらいの時間がかかるか」を明示しておくことで、相手は話の長さに対する安心感を持ちやすくなります。たとえば、「本日は5分ほどで概要をお話しします」と伝えてから説明を始めると、相手もその時間に合わせて聞き手の姿勢を取れるのです。これにより、聞き手が「いつ話が終わるのか」と不安を抱くことなく、集中して話に耳を傾けることができますよね。
こうした時間配分の調整は、相手の立場に立った思いやりでもあります。特に、限られた時間内での説明が求められるビジネスの場面では、あらかじめ時間を提示し、要点を伝えることで、聞き手もその内容をしっかりと理解し、良好なコミュニケーションが成立します。
状況によって説明の順序を変える
一流の説明者は、状況に応じて説明の順序を柔軟に変えています。話す相手や場面に合わせて伝える内容を考慮し、最も理解しやすい順序で説明することで、聞き手に「自分が聞きたかった情報だ」と思わせることができます。ここでは、説明の順序を工夫するためのポイントについて解説します。
相手の関心に合わせて順序を変更する
説明する際、相手が興味を持っている部分から話を始めることで、相手の関心を引きつけることができます。一流の説明者は、聞き手がどの情報に最も興味を持っているかを察知し、それを基準に説明の順序を組み立てます。三流の説明では、話したい内容から順に話を進めるため、聞き手が飽きてしまうことがよくあります。また、二流の説明者は一般的な順序で話すため、状況に応じた工夫が不足しがちです。
たとえば、急いでいる上司には、結論から話すことで要点が素早く伝わりますが、ゆっくりと考えたい場面では、背景や理由を先に話してから結論に進む方が効果的です。状況に合わせて最適な順序で話すことで、聞き手がスムーズに理解でき、信頼感も高まります。順序を工夫するだけで、同じ内容でも伝わり方が大きく変わりますよね。
結論を先に伝えるか背景を先にするかの選択
相手が「結論が聞きたい」と思っているのか、それとも「背景から聞きたい」と思っているのかを見極めることも重要です。ビジネスの場面では、結論を先に伝える「結論先出し」の方法がよく用いられます。こうしたスタイルは、特にビジネスシーンでのミーティングや報告で効率的です。しかし、聞き手がその経緯や根拠に関心がある場合、まず背景を説明してから結論に進む方が効果的です。
たとえば、職場でプロジェクトの成果を報告する場合、成功した理由や工夫した点を背景に据えてから結論を伝えると、聞き手がプロセスの重要性に共感しやすくなります。このように、相手の意図に沿った順序で話すと、話がスムーズに進み、聞き手の理解が深まります。どちらを優先するかを適切に選ぶことが、分かりやすい説明につながります。
相手の意図に合った順序で信頼度を高める
聞き手の状況や意図を考え、最適な順序で説明することで、信頼感が大きく向上します。たとえば、親しい友人や同僚には、リラックスした雰囲気で詳細から話すことが適している場合もありますが、初対面の相手には、結論を先に伝えてから、必要な情報を補足する方が効果的なこともあります。
また、家族や親しい間柄での説明では、いきなり結論から話すのではなく、背景をじっくり説明する方がスムーズな場合もあるでしょう。このように、相手がどのように情報を受け取りたいかを察し、順序を柔軟に調整することで、相手に信頼される説明ができるようになります。説明の順序を変えるだけで、内容がより伝わりやすくなるので、実際の場面でぜひ試してみてくださいね。
説明の一流を目指すために重要なポイント
今回の記事は「説明の一流、二流、三流」の要約を通じて、一流の説明スキルとその実践方法について解説しました。この記事のポイントをまとめました。最後におさらいしましょう。
- 伝えたい内容を絞って話す
- 聞き手の関心に合わせて順序を調整
- 数字や図解を活用して理解を深める
一流の説明者が実践するポイントを取り入れることで、よりわかりやすい説明ができるようになるでしょう。記事で紹介した方法を使い、効果的な説明を目指してみてください。この本を参考に、一流の説明力を自分のものにしてみませんか？
ブログランキングに参加しています。バナークリックで応援をお願いします！
